Transfer-Logistik für 2.000-Personen-Event auf neuen digitalen Wegen
Einen passenderen Kunden als Sopra Steria hätten wir uns für den Ersteinsatz unserer neu entwickelten Hanse Mondial Event-Applikation kaum wünschen können: denn das Unternehmen ist einer der europäischen Marktführer für digitale Transformation! Als unser Kunde im April 2.000 Mitarbeiter und Gäste zum jährlichen Beratertreffen nach Hamburg lud, konnten wir neben unserem bewährten Know-How in Konzeption, Organisation und Durchführung reibungsloser Bus-Transfer-Logistik auch die Funktionalität unser neusten Innovation unter Beweis stellen. Und das nicht nur mit Echtzeit-Tracking, sondern auch mit Bestzeit-Leistung!
Rund um das Sopra Steria Beratertreffen 2019 entwickelte Hanse Mondial das komplette Mobilitätskonzept für die 2.000 Teilnehmer – und koordinierte die Transfer-Logistik von 80 Bussen zwischen insgesamt 25 An- und Abfahrtsorten an einem Tag: mit gewohnt professioneller Expertise und ganz neu entwickeltem Profi-Tool. Doch erstmal zu den Key-Facts:
Gut vorbereitet, bestens geplant: Neben dem Mobilitäts- entwickelten wir auch ein vollumfängliches Sicherheitskonzept für Parkplätze und Gelände von Haupt- und Abend-Location. Dazu haben wir uns mehrfach persönlich mit allen Anforderungen sämtlicher Abfahrts- und Ankunftsorte auseinander gesetzt.
Entspannte Anfahrt zur Event-Location: Hanse Mondial ließ alle 2.000 Mitarbeiter und Gäste in 45 Reisebussen aus den insgesamt 22 Hotels sowie dem deutschen Headquarter abholen und zum Haupt-Event im Hamburger Mehr! Theater bringen. Für den reibungslosen und entspannten Ablauf der Abfahrten sorgte an allen Abholorten jeweils eine eigene Hostess.
Herausforderung Location-Wechsel gemeistert: In echter Meisterleistung aller Beteiligten konnten alle 2.000 Teilnehmer in nur 45 Minuten vom Mehr! Theater zur Abendveranstaltung im Schuppen 52 gebracht werden. Mit diesem Groß-Transfer in Bestzeit begann das Dinner-Event in traumhafter Location natürlich entsprechend in Bestlaune.
Stündliche Shuttle-Touren zu den Hotels: Nach einem geselligen Abend stand den Gästen ein stündlicher Shuttle-Service auf insgesamt fünf gut durchdachten Hotel-Routen zur Verfügung. So musste niemand lange auf die Nachtruhe warten oder unnötig weit durch die Stadt fahren. Für diesen abschließenden Shuttle-Service koordinierten wir insgesamt 29 Reisebusse.
Perfektes Zusammenspiel von Teams und Technik: neue App im Einsatz
Und die neue Hanse Mondial Event-Applikation? Die unterstützte uns, die Fahrer, Hostessen, Dispatcher und Koordinatoren wirklich bestens bei den transfer-logistischen Herausforderungen des Event-Tages! Denn einmal eingelogt, konnten alle ganz einfach und transparent ihren jeweiligen Standort und Status in der Applikation updaten – und so für einander wie auch die Leitstelle sichtbar machen. Das ermöglichte zu jedem Zeitpunkt volle Kontrolle über den reibungslosen Einsatz von Fahrzeugen und Personal: Alle geplanten Busse bereits vor Ort? Alle eingeplanten Hotelgäste im Bus? Jeder Bus pünktlich abgefahren, auf der richtigen Route und ohne Verkehrshindernisse unterwegs zum Ziel? Für all diese Fragen sind gängiger Weise immer viele Telefonate und kontrollierende Koordinatoren vor Ort nötig – mit unserer neuen APP konnten wir die Informationen stattdessen in Echtzeit tracken.
So wurden viele Arbeitsabläufe eingespart und gleichzeitig eine absolut transparente Kommunikation zwischen uns, den Fahren und dem Personal sowie natürlich unter allen beteiligten Dienstleistern und mit dem Auftraggeber garantiert. Zudem ermöglichen die digital erfassten Informationen ein lückenloses Reporting und effiziente Nachbesprechungen.
Nach diesem erfolgreichen Pilot-Projekt für unsere Event-Applikation werden wir sie als festen digitalen Bestandteil unserer Kommunikation in zukünftige Transfer-Logistik-Abwicklungen integrieren. Dazu werden wir die Technik weiter ausbauen und um zusätzliche Funktionen erweitern.
Zusammen sind wir stark – gemeinsam noch stärker: Danke an die Verbund-Partner
Unser großes Netzwerk-Motto bei Hanse Mondial lautet: Zusammen sind wir stark – gemeinsam noch stärker. Und dieser Leitspruch ist selten mit so viel positiver Energie und bester Zusammenarbeit gefüllt worden, wie im perfekten Verbund aller beauftragten Agenturen, Event-Profis und Dienstleister: die Sopra Steria Lead-Agentur Faktor 3, den Business- und Messe-Supportern Brick Project, den Location-Anbietern und Catering-Experten von Gerresheim serviert sowie Stambula, Elite Traffic und viele weiteren Netzwerkpartner, die so zuverlässig und professionell Fahrzeuge, Bus-Fahrer und Service-Personal bereitgestellt haben. Wir sind stolz, dass wir zusammen mit für den gemeinsamen Kunden eine so verlässliche und reibungslos arbeitende Einheit bilden konnten. Hand in Hand mit Konzeption und Durchführung haben wir zu einem rundum gelungenen Firmenevent beigetragen. Herzlichen Dank für die tolle Zusammenarbeit, das Lob an uns geben wir gerne an alle zurück! Wir freuen uns auf zahlreiche weitere gemeinsame Herausforderungen – bei denen wir gemeinsam immer noch stärker werden!
