Eventplanung: mit effektiver Planung zum Erfolg

Die Planung eines Events ist häufig zeitaufwändig und gestaltet sich sehr komplex. Zahlreiche Details müssen berücksichtigt und aufeinander abgestimmt werden, damit am Veranstaltungstag alles glatt läuft. Sie finden hier eine Checkliste zur Organisation eines Events und viele nützliche Tipps.

Checkliste mit den wichtigsten Aufgaben bei der Eventplanung
1. Festlegen des Eventziels und falls gewünscht eines Mottos für das Event
2. Zielpublikum, Gästezahl und Budget bestimmen
3. Terminierung des Events und grober zeitlicher Ablauf
4. Locationsuche und Buchung
5. Eventdienstleister, Bewirtung der Gäste und Gestaltung der Location organisieren
6. Planung von Transfer und falls nötig der Übernachtung der Gäste

Planungsaufgaben rund um die Eventlocation

Eine geeignete Eventlocation zu finden, ist häufig mit einem gewissen zeitlichen Aufwand verbunden. Entscheidende Faktoren wie die Größe und Anzahl von Räumen, die Lage, ein freies Buchungsfenster, die Kosten, Ausstattung und vorhandene Dienstleister wirken sich auf die Auswahl möglicher Veranstaltungsorte aus. Sobald eine Eventlocation gefunden und gebucht ist, beginnt die weitere Vorbereitung der Veranstaltung. Wird eine Dekoration für die Räumlichkeiten benötigt? Reicht die vorhandene Technik aus? Oder muss zusätzliche Ausstattung angemietet und aufgebaut werden? Ist die Bestuhlung vor Ort ausreichend?

Transfer und Übernachtung

Aber was wäre ein perfekt organisiertes Event ohne Gäste? Im Rahmen der Eventplanung darf daher der Transfer der Eventbesucher nicht vernachlässigt werden. Bei ganz- oder mehrtägigen Events kommt dazu noch die Aufgabe der Übernachtungsplanung. Der Aspekt der Infrastruktur spielt daher auch bei der Wahl einer Eventlocation eine entscheidende Rolle. Die komplette Arbeit der Beförderung Ihrer Veranstaltungsgäste übernimmt unser Team von Hanse Mondial für Sie. Wir ermitteln den konkreten Bedarf, unterbreiten Ihnen ein Angebot und koordinieren im Vorfeld des Events alle anfallenden Aufgaben zum Transfer mit unserem erfahrenen Personal. Moderne Reisebusse holen Eventgäste aus allen Teilen des Landes, von Flughäfen und Bahnhöfen ab und bringen sie direkt zum Veranstaltungsgelände. Gerne sorgen wir an Bord unserer Reisebusse für einen leckeren Snack während der Fahrt und stehen zum Veranstaltungsende für den reibungslosen Rücktransport aller Gäste bereit. Dadurch haben Sie mehr Zeit, sich um die wichtigen Details der Eventplanung zu kümmern.

Verköstigung, Programm und mehr

Ein weiterer, wichtiger Aspekt ist die Verköstigung der Veranstaltungsteilnehmer. Falls ein Veranstaltungsort über eigene Gastronomie verfügt, kann in der Regel vor Ort ein Buffet oder Menü zubereitet und angeboten werden. Andernfalls ist die Suche nach einem Cateringunternehmen notwendig. Ebenso muss die Getränkeversorgung vorab organisiert werden. Hierzu ist es hilfreich, wenn am Veranstaltungsort Bars vorhanden sind. Alternativ dazu können mobile Coffeebars, ein Cocktailsservice und vieles mehr von externen Dienstleistern gebucht werden. Ebenfalls Teil der frühzeitigen Eventplanung ist die Beschäftigung mit dem Programm. Welche Programmpunkte sind vorgesehen, in welcher Reihenfolge und zu welchen Uhrzeiten finden sie statt? Werden hierzu professionelle Sprecher, Künstler oder andere Personen benötigt? Die Organisation eines Veranstaltungsprogramms nimmt bei der Eventplanung meistens besonders viel Zeit in Anspruch und sollte daher möglichst frühzeitig begonnen werden.

Mit diesen Planungsaufgaben sind die wichtigsten Aspekte der Eventplanung abgedeckt und der grobe Rahmen des Events ist festgesteckt. Darüber hinaus gibt es je nach Art der Veranstaltung, Location und Teilnehmern noch zahlreiche Details zur Planung. Vergessen Sie zum Beispiel nicht, die Veranstaltungsteilnehmer rechtzeitig mit den notwendigen Informationen zu versorgen. Die Organisation und Durchführung des Gästetransfers können Sie gerne in unsere erfahrenen und zuverlässigen Hände geben.

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